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Avis d’expert

La transformation numérique avec AIKIS Logiciels

La transformation numérique est un des sujets majeurs du monde de l’entreprise depuis plusieurs années maintenant. Les grandes entreprises ont toutes menés des projets dans ce sens depuis longtemps et sont dans des problématiques d’évolution des systèmes existants, voire de refonte quand les usages et technologies utilisées se sont trop éloignés de celles qui permettent de préparer efficacement l’avenir.

Les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ont souvent réalisé un passage partiel, avec des services de l’entreprise bien desservis et d’autres restés en attente. Les TPE et PME sont les plus mal loties, souvent par manque d’information, de temps, de moyens ou par le manque de solutions bien adaptées. Elles accusent dans ce domaine un énorme retard.

Certains pensent que la transformation numérique se résume en une présence sur Internet et dans les réseaux sociaux, en périphérie de l’entreprise. Cette définition, largement relayée, est totalement erronée. Un site Internet n’a jamais, sauf rares exceptions, « transformé » le fonctionnement d’une entreprise : c’est une vitrine. C’est bien à l’intérieur de l’entreprise, derrière la vitrine, que se joue la transformation numérique.

Avec des outils adaptés et l’accompagnement de spécialistes, la transformation numérique d’une TPE/PME peut se faire en quelques semaines et ne pas couter plus de quelques centaines d’euros pour des résultats impressionnants et très rapides. Voyons comment.

Qu’est-ce que la transformation numérique ?

Une transformation désigne un passage d’une forme à une autre, un changement en profondeur : la chrysalide se transforme en papillon.

Une information est dite « numérique » lorsqu’elle est représentée sous forme de nombres. Pour résumer, et dans notre contexte, disons que l’information est numérique lorsqu’elle est informatisée, puisque l’ordinateur la code de façon numérique (binaire). « Numérique » est la traduction française du terme anglais « digital ». Certains parlent donc de « transformation digitale », un terme mi- français mi-anglais, pour désigner ce que nous nommerons la « transformation numérique ».

La transformation numérique est donc un concept désignant la numérisation des informations d’une part et des processus qui les traitent d’autre part. Il suffit de regarder autour de soi pour constater qu’elle a démarré il y a longtemps déjà : la

pellicule de votre appareil photo est devenue une carte mémoire, vos disques vinyles sont devenus des CD, vos cassettes vidéo des DVD ou Blu-ray, vos courriers postaux sont devenus des courriels.

La transformation numérique est en évolution constante. Vos photos partent maintenant directement dans le Cloud, vos CD sont devenus des MP3, vos vidéos sont disponibles à la demande sur des plateformes spécialisées, et tout est fait pour remplacer les courriels par des échanges bien plus traçables et efficaces.

C’est un fait : même les plus jeunes d’entre nous ont déjà connu plusieurs transformations numériques et sont conscients de leurs avantages. Ils ont aussi pu constater ce qu’il advenait de ceux qui passaient à côté. Se demander encore aujourd’hui, et malgré cela, s’il faut entamer la transformation numérique de son entreprise : c’est être dans l’urgence.

La transformation numérique d’une entreprise est un processus vertueux et continu, en mouvement perpétuel. Elle engage tous les services, tous les métiers, toutes les personnes présentes dans la société. Bien menée, elle contribue efficacement au développement de l’entreprise. Elle s’organise autour d’une vision et d’une stratégie à court et moyen termes.

La transformation numérique d’une entreprise, c’est donc la réorganisation complète de tous ses fonctionnements derrière un système d’information qui permet de gagner en efficacité, en qualité et en pérennité.

A bien regarder, autour de vous, tout est transformation numérique ; pas depuis aujourd’hui, depuis plus de 20 ans. Ces dernières années, l’accélération est fulgurante. Et vous, dans votre entreprise : vous en êtes où ?

Faut-il passer au numérique ?

Si vous avez lu ce qui précède, cette question vous semble déjà d’un autre temps. Vais-je changer mon appareil photo à pellicule ? Dois-je remplacer mes cartes Michelin par un GPS ? Faut-il investir sur la transformation numérique de mon entreprise ? Autant de questions que vous ne vous ne vous posez plus. Le présent est numérique.

Il est prouvé depuis longtemps, chiffres à l’appui, que la transformation numérique permet à l’entreprise d’optimiser son fonctionnement, de générer des revenus supplémentaires et d’augmenter sa valeur. Elle donne la possibilité d’exécuter davantage de tâches avec un minimum

d’effort tout en limitant le risque d’erreur et donc en augmentant la qualité de l’ensemble. Elle apporte une visibilité totale sur le fonctionnement de l’entreprise en permettant l’affichage automatique de tableaux de bord précis. Elle améliore la réactivité et simplifie la prise de décision.

La transformation numérique est plus qu’indispensable dans un monde qui recherche l’immédiateté : elle est obligatoire.

Etes-vous passé au numérique ?

Vous utilisez des courriels, vous avez un site Internet, vous travaillez sur ordinateur. Vous avez un logiciel de comptabilité, une petite application qui gère vos commandes. Vous avez peut-être même développé (ou fait développer) de belles macros sous Excel. Vous avez fait les premiers pas.

Vous avez une expérience avancée avec Excel ou autre tableur, les tableaux croisés n’ont plus de secrets pour vous. Malgré tous les services que ces logiciels bureautiques peuvent rendre, vous avez conscience qu’on ne gère pas une entreprise avec un tableur, mais vous connaissez l’apport de l’automatisation. Vous êtes prêt à gravir une nouvelle marche.

Vous avez organisé votre entreprise autour d’un système d’information qui met automatiquement en lien votre production, votre force commerciale,

votre service RH, votre direction, votre pôle financier ainsi que toutes les autres structures organisationnelles de votre entreprise.

Vos clients consultent sans votre aide l’avancée de leurs commandes sur leur Espace Client. Le suivi précis de votre production vous permet de programmer efficacement votre plan de charge et de détecter immédiatement la moindre faille. Vos tableaux de bords vous donnent la possibilité de prendre une décision rapide. Vous savez retrouver rapidement n’importe quel document, même ceux gérés par vos collègues. Vos salariés sont autonomes en votre absence puisque tous vos processus métiers sont consolidés dans un espace commun. Bref, votre entreprise dispose de tous les outils lui permettant d’être au meilleur de l’efficacité. Bravo, vous avez fait votre transformation numérique.

La transformation numérique d’une entreprise est réussie quand l’ensemble des données et des processus liés à toutes les structures organisationnelles ont été informatisés, numérisés et automatisés avec succès au sein d’un système capable de tout mettre en lien et de tout croiser.

Ne pas avoir peur de la transformation numérique

La transformation numérique est souvent le regroupement d’un ensemble de facteurs plutôt angoissants : l’inconnu, le changement, le risque de se tromper.

Ceux pour qui la transformation numérique reste mystérieuse auront une crainte légitime du passage d’un état peut être rodé depuis des années à un état qu’ils visualisent pas encore facilement. Le « changement » fait souvent penser à « travail supplémentaire », puisqu’il signifie souvent la perte d’un éventuel confort lié aux habitudes, l’apprentissage de nouveaux outils. Les journées sont déjà bien remplies : est-ce le moment d’ajouter de la nouveauté ? Et si au final le passage au numérique s’avérait être un coût et non un

investissement, une complexification inutile ? Je ne suis pas féru d’informatique, peut-être vais-je avoir du mal à appréhender la transformation numérique ?

En réalité, la transformation numérique est comme beaucoup d’autres processus : avec les bons spécialistes et les bons produits, elle paraît simple. Elle peut être menée de manière douce et progressive, et les résultats rapidement obtenus sont motivants. Elle rend concrets, via ses indicateurs, des états auparavant abstraits. Elle valorise le travail de chaque personne dans l’entreprise, et valorise mécaniquement l’entreprise elle-même. Elle fait gagner du temps et est de ce fait porteuse de bénéfices.

Comment se passe ma transformation numérique ?

La transformation numérique a été rendue très simple avec la suite AIKIS Logiciels, qui permet une transition progressive et en douceur. Tout est à la carte, sans engagement, et en mode Saas (ou dans le Cloud pour ceux qui préfèrent), c’est à dire sans aucune installation nécessaire. Il suffit de commander les applications désirées et de commencer la construction de son système d’information.

Il est possible par exemple d’acquérir un simple socle RH, qui permettra de renforcer la communication d’entreprise, de gérer les salariés et d’automatiser certaines tâches telles que la prise de congés ou la gestion des feuilles de temps.

Le service RH, ou tout simplement les processus de recrutement peuvent également être intégrés, pour faciliter les actions de recrutement et limiter les erreurs, qui peuvent couter très cher. Vous qualifiez parfaitement chaque candidat et vous suivez leur évolution au travers de QCM qui valident leurs compétences.

Le pôle commercial peut suivre, en intégrant dans le système d’information le suivi des sociétés, des clients et de toutes les actions de prospection. La fourniture de devis aux clients ou la mise à disposition des factures se fera sans aucun effort. Vos clients deviennent même autonomes grâce à l’Espace client que vous leur mettez à disposition.

Le métier ne sera pas oublié, avec la mise en place d’applications permettant de capitaliser et de partager l’ensemble du savoir-faire. Plus aucune absence ne pourra bloquer une activité de l’entreprise. Le contrôle qualité est maintenant réalisé sans effort. Vos clients reçoivent un lien vers un questionnaire en ligne au sein duquel ils donnent leur ressenti sur vos dernières prestations.

Le chef d’entreprise voit son entreprise prendre forme au travers d’indicateurs, tableaux et graphiques qui lui indiquent en temps réel tout ce qui se passe dans ses différents service.

Vos salariés ont un Intranet, vos commerciaux ont des outils de gestion efficaces, vos clients ont leur espace dédié et reçoivent des contrôles qualité réguliers, vos candidats sont évalués en ligne, votre savoir-faire est capitalisé, vous disposez d’informations en temps réel et de tableaux de bord synthétiques… Vos concurrents font-ils encore le poids ?

Le site Internet et réseaux sociaux vs la transformation numérique

Faisons un petit aparté pour bien distinguer ce qui est souvent confondu : site Internet, réseaux sociaux et transformation numérique, en précisant qu’AIKIS intervient sur les deux sujets et que nous ne cherchons pas à orienter d’un côté ou de l’autre.

L’entreprise doit idéalement disposer d’un site Internet et se rendre visible dans les réseaux sociaux dans un soucis de communication, et non dans le cadre d’un processus de transformation numérique. Si votre entreprise a déployé un site Internet pendant le week-end, si la moitié des salariés a posté des informations sur les réseaux sociaux dans le même temps : voyez-vous votre entreprise transformée le lundi matin ? Pas le moins du monde.

Le site Internet indique une présence, une existence ; pour beaucoup : si vous n’en avez pas, vous n’existez pas. Dans la grande majorité des cas il servira aux utilisateurs à glaner quelques renseignements, rien de plus. Pour que votre site devienne générateur de business vous devrez mener des actions de marketing et de référencement.

Le référencement en langage naturel étant insuffisant, il faudra recourir au référencement payant. Le site Internet est éphémère : avoir un « vieux » site (à partir de 2 ans), c’est avoir une société à l’abandon. C’est à la fois un investissement et une dépense.

La présence sur les réseaux sociaux est marquée d’immédiateté. Chaque « post » est à la fois éphémère et capable de laisser une empreinte. Vos messages dureront au mieux quelques jours, au pire quelques minutes avant d’être relayés dans le passé, en bas de page. Pour avoir un sens, il faut publier régulièrement un nombre important de messages. Attention cependant : toute communication maladroite pourra laisser des traces durables. C’est un investissement à très court terme et une dépense dans la plupart des cas.

La transformation numérique s’inscrit sur la durée dans la structure opérationnelle de votre entreprise. Elle vise à améliorer son fonctionnement à court, moyen et long termes. C’est donc un investissement rentable à court, moyen et long terme.

Combien coute ma transformation numérique ?

La transformation numérique est un investissement qui démarre à quelques dizaines d’euros et qui est sans limite. Les plus grandes sociétés y consacrent des dizaines de millions chaque année : nos experts participent depuis plus de 20 ans à leurs projets. AIKIS Logiciels permet aujourd’hui de la rendre optimale et accessible aux TPE et PME : de quelques dizaines à quelques centaines d’euros par mois, suivant les options choisies.

L’ergonomie de chaque application a été pensée pour être la plus simple possible : inutile d’avoir le système le plus performant s’il vous faut 3 ans d’études pour le maitriser. Pas de dépenses de formation : une simple période de prise en main suffit. La suite AIKIS Logiciels n’entre donc pas en concurrence avec les

nombreux produits qui vous proposent le plus grand d’options possibles, que vous n’utiliserez jamais et qui ne manqueront pas de vous perdre dans les méandres de leurs menus. Nos experts n’ont pas ménagé leurs efforts pour aboutir à ce résultat : faire simple est ce qu’il y a de plus compliqué.

Si hélas certains de nos utilisateurs ne constatent pas un bénéfice rapide à leur transformation numérique via AIKIS Logiciels : ils arrêtent. La suite est sans engagement.

Une ergonomie simple, la capacité à réunir tous les services de la société en un seul système d’information, une accessibilité totale : voici la clé de votre transformation numérique.

Me faire bien accompagner

La transformation numérique demande essentiellement un travail de mise en œuvre. Meilleur sera le démarrage, plus efficace sera le processus. Il va s’agir de transformer des mécanismes existants dans l’entreprise de manière à les optimiser, les automatiser, les rendre plus efficaces. Le passage est souvent l’occasion de faire intervenir un spécialiste en organisation ou gestion des entreprises et de prendre un peu de recul. Bénéficier d’une aide extérieure aux étapes clé de la vie de l’entreprise est gage d’efficacité.

Avec la suite AIKIS Logiciels l’accompagnement n’est pas obligatoire, même s’il est toujours utile. Nous avons

établi des partenariats avec des formateurs spécialisés dans la transformation numérique et la gestion d’entreprise. Ils vous accompagnent sur quelques jours et vous permettent de démarrer au mieux votre transformation numérique.

Vous pouvez profiter d’un accompagnement à moindre frais. Toute entreprise française à une obligation de financement de la formation professionnelle. Vous versez donc à un OPCA un montant proportionnel à votre masse salariale chaque année. Cet organisme peut ensuite être sollicité afin de vous restituer une partie des sommes versées afin de disposer d’une formation.

Votre transformation numérique peut vous couter peu et vous rapporter beaucoup tout en étant l’occasion de faire le point sur le fonctionnement de l’entreprise.

Si vous disposez d’un budget formation disponible auprès de votre OPCA, vous pouvez en profiter pour vous faire accompagner sur votre transformation numérique. Un formateur professionnel vous assurera une transition réussie, en alliant théorie et pratique : certainement le meilleur moyen de donner une nouvelle dynamique à votre entreprise. C’est l’offre

Formation + Logiciel que nous avons baptisée « Coach + Logiciels ».

Nous avons constaté que de nombreuses TPE et PME ne savaient pas qu’un budget formation était récupérable, et encore moins comment en profiter. AIKIS propose à ses clients la gestion complète et sans frais des dossiers afin de les libérer de toute contrainte administrative.

La vie pendant la transformation numérique

Une fois la transformation numérique démarrée, l’entreprise dispose de nouveaux outils et de fonctionnements optimisés. Elle entre dans sa phase de capitalisation. Un travail de qualification et de saisie va être nécessaire afin de nourrir les bases de données. D’abord organisationnel, ce travail va devenir ensuite relativement simple. Plus les systèmes s’enrichissent, plus la société devient efficace.

Nous conseillons souvent de confier une partie du travail à un stagiaire : non seulement il apportera une aide précieuse à l’entreprise, mais participer à une transformation numérique est un excellent sujet de stage.

De la même manière qu’AIKIS aide ses clients à obtenir une formation, elle les met également en relation avec des écoles qui recherchent des stages pour leurs élèves. Certains d’entre eux ont même été préalablement sensibilisés à la transformation numérique par nos soins, au sein de la AIKIS ACADEMY. Nos services administratifs peuvent également, en relation avec nos écoles partenaires, vous aider gracieusement à monter vos dossiers.

Pour ceux qui souhaitent avancer rapidement et dans les meilleures conditions, l’offre Coach + Logiciels + Stagiaire sera le combiné gagnant ultime.

La vie après la transformation numérique

La transformation numérique ne signe pas la fin d’un cycle pour une entreprise : c’est un nouveau départ. En s’adaptant aux nouvelles technologies l’entreprise est capable de s’inscrire dans de nouveaux enjeux.

Elle est mieux organisée et capitalise son savoir-faire dans des bases de connaissances. Elle dispose de procédures claires et précises qui améliorent l’organisation générale. Elle est beaucoup plus réactive et capable de répondre à ses clients avec des délais réduits. Elle peut compter sur des indicateurs précis et en temps réel pour simplifier la prise de décision. Elle économise un temps précieux en ayant automatisé un nombre important de tâches autrefois chronophages. Elle améliore en permanence sa qualité grâce aux retours de ses clients, elle recrute plus efficacement et optimise la gestion de carrière de tous les salariés. En résumé : l’entreprise est plus efficace.

Une meilleure efficacité va généralement engendrer une augmentation d’activité et de nouveaux besoins. Capable de se baser sur un socle numérique solidement établi, l’entreprise va évoluer au fil des années. Les systèmes d’information qu’elle a mis en place doivent suivre son évolution, voire la porter, en évoluant eux aussi. C’est la seconde phase de la transformation numérique.

Si le système d’information a été créé autour d’un logiciel figé, l’entreprise doit engager des actions afin de le faire évoluer – si cela est possible bien sûr. Elle doit être capable d’analyser son fonctionnement actuel, de visualiser ses futures applications, de les spécifier et de demander leur développement : un travail de spécialiste qui n’est pas aisé. C’est la raison pour laquelle il est important de s’appuyer sur une solution numérique ouverte et évolutive.

Dans l’objectif d’accompagner ses clients sur le long terme, les solutions AIKIS Logiciels sont en constante évolution. Elles vont s’adapter aux nouveaux usages, aux nouvelles règlementations, bénéficier de nouvelles technologies. Des évolutions sont apportées régulièrement, parfois spectaculaires sur votre interface utilisateur, parfois liées au noyau de l’application et presque invisibles, afin d’assurer aux utilisateurs des outils constamment en accord avec les usages les plus efficaces. L’entreprise dispose en quelque sorte d’un service informatique

qui travaille en permanence sur ses outils, sans le moindre surcout.

De nouvelles applications, ou briques logicielles, vont être ajoutées au catalogue chaque mois. L’entreprise qui s’appuie sur AIKIS Logiciels peut donc facilement étendre son système d’information en ajoutant une nouvelle brique qui va automatiquement s’insérer dans son existant. Aucune action d’installation ni d’intégration nécessaire, aucun besoin de formation puisque l’ergonomie s’accorde avec celles des outils usuels : l’entreprise est devenue agile.

Comment AIKIS Logiciels a développé la solution ultime ?

AIKIS logiciel a été développé sur une expérience de plus de 20 ans en transformation numérique. Ses ingénieurs interviennent depuis de nombreuses années au sein de clients Grands Comptes sur des systèmes d’information souvent très complexes et reposant sur d’énormes masses de données. Pendant longtemps l’investissement nécessaire à la mise en place de solutions performantes a été tel qu’il a empêché les TPE et PME de s’équiper.

Les technologies actuelles permettent de réduire considérablement les couts d’acquisition d’un système d’information. Le Grands Comptes, qui sont souvent contraints à une course à la performance et qui connaissent les apports de l’investissement dans le numérique, continuent d’investir massivement dans des solutions toujours plus performantes. Une partie de ses solutions est maintenant transposable sur des technologies libres

(sans cout de licence) et sans nécessité de déployer des plateformes matérielles sur place (les serveurs, solutions de stockage, équipements réseaux, etc.) grâce aux solutions dites « dans le Cloud ». Il est possible de mutualiser chaque unité de traitement d’un ordinateur pour optimiser les couts de fonctionnement. Ce sont sur les dernières avancées, qui offrent les meilleurs rapports cout/performance, que s’appuie AIKIS Logiciels.

La technologie ne fait pas tout, le travail de conception est essentiel. Les premiers systèmes ont été une course à la fonctionnalité : chaque logiciel était toujours plus puissant, capable d’aller toujours plus loin, d’en faire toujours plus. Un utilisateur demandait une nouvelle fonctionnalité et elle était intégrée. Au final, les systèmes d’information sont devenus lourds, complexes, saturés et de moins en moins efficaces.

Les spécialistes AIKIS ont analysé les habitudes des utilisateurs pour se rendre compte que seule une infime partie des fonctionnalités développées étaient réellement utilisées : les systèmes étaient devenus exagérément riches et complexes pour rien. On les appelle encore parfois les logiciels « lourds ». L’informatique a aussi besoin de son « choc de simplification ». Remettre le besoin au centre du système d’information a permis de simplifier les applications de manière spectaculaire. C’est sur cette base que la suite AIKIS Logiciels a été conçue : avec l’efficacité comme principal objectif.

Enfin, les éléments constitutifs d’une application étaient autrefois captifs les uns des autres : données, traitement et écrans de présentation étaient indissociables. De nombreuses solutions, parfois en partie concurrentes à celles l’AIKIS, ont cette contrainte : elles sont assises sur des socles anciens de 10 ans, voire davantage et sont donc totalement rigides.

En 2015 nos équipes sont repartie d’une feuille blanche pour s’affranchir de toutes ces contraintes : nous sommes en effet maintenant capables de séparer les données, les traitements et la présentation (et même davantage encore) : à condition de se séparer de toutes les anciennes

technologies. Cela signifie que nous pouvons modifier tous vos écrans sans perdre une seule donnée (pour s’adapter aux smartphones et leurs écrans tactiles par exemple). Nous pouvons reprogrammer un traitement, dans n’importe quel langage, sans vous apporter la moindre contrainte.

AIKIS Logiciels vous garantit une transformation numérique douce et permanente sans aucun surcout. Pour davantage d’informations, rendez-vous sur logiciels.aikis.fr ou contactez-nous au 01 45 06 63 35.

Laurent Bodhaine, septembre 2017.

Un grand merci à Éric PASTEYER (AXELIAN) et Christian GARNIER (Le Centre National Du Coaching) pour leurs contributions à cet article.